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負(fù)庫(kù)存是進(jìn)銷存管理中經(jīng)常出現(xiàn)的一種異常現(xiàn)象，雖說(shuō)是異常現(xiàn)象，但許多負(fù)庫(kù)存并不是錯(cuò)誤。由于產(chǎn)生負(fù)庫(kù)存的原因復(fù)雜，且往往會(huì)造成庫(kù)存成本異常，使得負(fù)庫(kù)存成了進(jìn)銷存管理中一個(gè)無(wú)法回避難題。下面將從著重分析負(fù)庫(kù)存產(chǎn)生的原因，并探討進(jìn)銷存軟件在處理負(fù)庫(kù)存問(wèn)題上的應(yīng)對(duì)措施。

負(fù)庫(kù)存產(chǎn)生的原因

產(chǎn)生負(fù)庫(kù)存的原因很多，除了人為差錯(cuò)外，大部分是由于賬面出入庫(kù)與實(shí)際出入庫(kù)在時(shí)間順序上的不一致造成的。如果嚴(yán)格遵循先入庫(kù)后出庫(kù)的方式，是不會(huì)產(chǎn)生負(fù)庫(kù)存的；但這種做法在實(shí)際經(jīng)營(yíng)中往往行不通，所以大多數(shù)進(jìn)銷存管理都會(huì)在一定范圍內(nèi)允許出現(xiàn)負(fù)庫(kù)存。下面總結(jié)了產(chǎn)生負(fù)庫(kù)存的常見(jiàn)原因：

先賣后買

顧客要購(gòu)買的商品缺貨，從附近的商家或批發(fā)商處暫借過(guò)來(lái)銷售給客戶，事后再補(bǔ)上采購(gòu)入庫(kù)單。這種情況下是先開銷售出庫(kù)單，之后才錄入采購(gòu)入庫(kù)單的，所以在開銷售出庫(kù)單后，該商品的庫(kù)存量就變成了負(fù)值。

暫估入庫(kù)與紅沖

采購(gòu)商品如果貨到但發(fā)票未到，這時(shí)無(wú)法正式入庫(kù)，可以采取暫估入庫(kù)的方式。即先估價(jià)入庫(kù)，然后在月末結(jié)賬時(shí)紅沖該暫估入庫(kù)，下月初再重新暫估入庫(kù)，直到收到正式發(fā)票后入庫(kù)為止。在暫估入庫(kù)的月末紅沖后，庫(kù)存就可能變成負(fù)值。

還有一種情況就是入庫(kù)單錄入錯(cuò)誤，需要紅沖之后重新開新的入庫(kù)單，在紅沖掉舊入庫(kù)單且尚未開新入庫(kù)單時(shí)，庫(kù)存數(shù)量就有可能出現(xiàn)負(fù)值。

庫(kù)存報(bào)溢

實(shí)際庫(kù)存數(shù)量大于賬面庫(kù)存數(shù)量，這時(shí)候如果按實(shí)際庫(kù)存數(shù)量進(jìn)行銷售就可能出現(xiàn)負(fù)庫(kù)存。

如：賬面庫(kù)存數(shù)量為10個(gè)，實(shí)際庫(kù)存數(shù)量為15個(gè)，這時(shí)候銷售出庫(kù)12個(gè)，賬面庫(kù)存就變成了-2個(gè)。

人為差錯(cuò)

還有部分負(fù)庫(kù)存時(shí)人為錯(cuò)誤造成的，比如采購(gòu)入庫(kù)時(shí)填寫數(shù)量錯(cuò)誤，數(shù)量填少了，而實(shí)際出庫(kù)時(shí)按庫(kù)存實(shí)際數(shù)量出庫(kù)，就可能出現(xiàn)負(fù)庫(kù)存。

軟件計(jì)算錯(cuò)誤

有些進(jìn)銷存管理軟件本身不完善，可能發(fā)生漏算出入庫(kù)的情況，造成庫(kù)存成本異常。

負(fù)庫(kù)存帶來(lái)的管理難題

出現(xiàn)負(fù)庫(kù)存就意味著賬面庫(kù)存與實(shí)際庫(kù)存之間存在差異，這種差異可能是工作差錯(cuò)造成，也可能是業(yè)務(wù)流程上的先后順序顛倒（如先賣后買）導(dǎo)致。不管是什么原因?qū)е仑?fù)庫(kù)存，這都是一種非正常的場(chǎng)景，在出現(xiàn)負(fù)庫(kù)存后應(yīng)仔細(xì)檢查并分析原因，逐漸減少出現(xiàn)差錯(cuò)以及規(guī)范業(yè)務(wù)流程順序。

負(fù)庫(kù)存可能導(dǎo)致成本異常，在負(fù)庫(kù)存的情況下出庫(kù)，意味著當(dāng)前出庫(kù)的商品是將來(lái)采購(gòu)入庫(kù)的商品，由于是將來(lái)采購(gòu)入庫(kù)的商品，所以成本只能通過(guò)推測(cè)得出。而導(dǎo)致成本異常的根源就是這個(gè)推測(cè)的成本，如果推測(cè)的成本與將來(lái)實(shí)際采購(gòu)入庫(kù)商品的成本相差很大，就會(huì)嚴(yán)重影響庫(kù)存商品的成本。如果推測(cè)的成本大于實(shí)際成本，可能導(dǎo)致庫(kù)存商品成本偏低，甚至為負(fù)值；如果推測(cè)的成本小于實(shí)際成本，則可能導(dǎo)致庫(kù)存商品成本偏高。

舉例：

負(fù)庫(kù)存的應(yīng)對(duì)措施

避免人為錯(cuò)誤

在嚴(yán)格按先入庫(kù)后出庫(kù)的情況下如果出現(xiàn)負(fù)庫(kù)存，則說(shuō)明存在人為錯(cuò)誤。這時(shí)應(yīng)仔細(xì)檢查核對(duì)，找出差錯(cuò)并修正。

規(guī)范操作

對(duì)于庫(kù)存報(bào)溢造成的負(fù)庫(kù)存，可以先開報(bào)溢單，然后再開出庫(kù)單，就不會(huì)出現(xiàn)報(bào)溢的情況了。

合理預(yù)估成本，避免成本異常

應(yīng)注意負(fù)庫(kù)存情況下的出庫(kù)單成本，合理預(yù)估出庫(kù)成本可以有效避免出現(xiàn)庫(kù)存成本異常的情況。在估計(jì)出庫(kù)成本時(shí)，應(yīng)考慮將來(lái)入庫(kù)成本的變化，即根據(jù)未來(lái)的入庫(kù)成本來(lái)估計(jì)現(xiàn)在的出庫(kù)成本。

使用調(diào)價(jià)單人為調(diào)整

在已經(jīng)造成成本異常時(shí)，可以通過(guò)人為調(diào)整庫(kù)存成本來(lái)進(jìn)行修正。